Готови ли сте за софтуерна система за управление на проекти?  

Успешното внедряване на система за управление на проекти зависи много от потребностите и зрелостта на организацията.

Отговорете на следващите няколко въпроса, сумирайте точките от всички отговори (цветните кръгчета) и оценете вашата готовност за внедряване на интегрирана система за управление на проекти.

1. С каква продължителност са проектите, които управлявате във Вашата компания?
• от 1 до 6 месеца 
• от 7 до 12 месеца 
• над 12 месеца 

2. Колко общо проекта управлявате на годишна база?
• до 10 проекта 
• от 10 до 20 проекта 
• над 20 проекта 

3. Служителите познават ли основните принципи и практики за управление на проекти? Има ли сертифицирани специалисти по управление на проекти?
• под 20% от служителите са преминали специализирани курсове и имат задълбочени познания за принципите за управление на проекти 
• между 20% и 50% от служителите са преминали специализирани курсове и познават принципите за управление на проекти 
• на практика всички служителите, които участват в дейностите по управление на проекти са преминали специализирани курсове и познават основните принципи в тази предметна област 

4. В компанията използват ли се софтуерни средства за управление на проекти?
• Използва се Microsoft Excel или подобни продукти 
• Използва се Microsoft Project или подобни продукти, но всеки потребител работи независимо от колегите си на своя локален компютър 
• Изградена е централизирана софтуерна система за управление на проекти 

5. В компанията има ли ясно структурирани бизнес процеси по планиране и контрол върху изпълнението на проектите – вътрешни процедури, правила, шаблони на документи, вътрешни норми и др.?
• не 
• да, частично 
• да, всички процеси са ясно дефинирани и структурирани 

6. Плановете на проектите актуализират ли се систематично при настъпили промени в хода на изпълнението на проекта?
• не 
• да, но не винаги 
• да, във всички случаи 

7. В компанията има ли утвърдени методи за анализ и отчитане на разходите при изпълнението на проектите?
• не 
• да 

8. Съществува ли практика за прецизно следене и отчитане работата на ресурсите по проектите – часове за хората, часове/километри за механизацията, вложени материали и т.н.?
• не 
• да, в известна степен 
• да, всичко се следи детайлно 

9. Въведени ли са ключови индикатори за контрол върху изпълнението на проектите?
• не 
• да, има някои ключови индикатори 
• да, има пълен набор от ключови индикатори 

10. Ръководството получава ли своевременна точна информация (ежедневна, ежеседмична) за изпълнението на всеки един проект в компанията?
• не 
• да, в известна степен 
• да, в пълна степен 

11. Съществува ли интеграция между системата за управление на проекти и системата за финансово-счетоводно отчитане?
• не 
• да 

12. Съществуват ли утвърдени практики за управление на риска в проекта – идентифициране на рисковете, анализ на влиянието им върху проекта, поддържане на регистър на рисковете, предприемане на превантивни мерки спрямо рисковете и др.?
• не 
• да, има някои практики за оценка и управление на риска 
• да, има утвърдени практики 

13. Работите ли по проектите с подизпълнители, от които очаквате и получавате специфична отчетност?
• не 
• да 
Резултати от сумирането на точките за всички отговори.

13 – 20  точки:
Внимание! Внедряването на интегрирана система за управление на проекти представлява сериозно предизвикателство за Вашата компания. Необходима е сериозна ангажираност от страна на висшето ръководство, обучения на служителите и избор на надежден доставчик на подобни решения.

21 – 28 точки:
Предизвикателство. Свършили сте доста работа, но ви предстои още много. Внимателно изберете подхода за внедряване, сформирайте силен вътрешен екип. Трябва да структурирате Вашите бизнес процеси по управление на проекти и да внедрите интегрирано софтуерно решение.

29 – 36 точки:
Пълен напред! Компанията ви е постигнала значителен напредък в областта управление на проекти и вероятно вече използвате специализиран софтуер. Фокусирайте се върху подобрението на бизнес процесите, както и следенето на ключови показатели за измерване на ефективността.

37-42 точки:
Непрекъснато усъвършенстване. В компанията функционира добре изградена система за управление на проекти, като почти всички изисквания са постигнати. Вашата компания работи систематично за постигане на непрекъснато усъвършенстване. Помислете за софтуерна система за управление на проекти, която може да ви осигури необходимите инструменти за „висш пилотаж” в тази област.


Контакти:


1756 София, жк Дървеница
ул. "Софийско поле" 3
Тeл: (02) 9191 2483 или 2480
E-mail: primavera(at)technologica.com